Thảo Lê

Ngày nay thuật ngữ Tái cấu trúc Doanh nghiệp được sử dụng khá phổ biến trong cộng đồng Doanh nghiệp Việt, tái cấu trúc là từ các sếp thường dùng để nói về chiến lược sắp tới của công ty mình khi đối mặt với các khó khăn trong kinh doanh, khi muốn mở rộng quy mô scaleup hoặc khi muốn tăng lợi thế cạnh tranh trước sự thay đổi của thị trường.

Khi tái cấu trúc, Doanh nghiệp sẽ đối mặt với sự thay đổi rất lớn, về cơ cấu tổ chức, quy trình vận hành và Tầm nhìn chiến lược. Tái cấu trúc không chỉ mất thời gian, ngân sách mà còn gây ra khá nhiều hoang mang trong đội ngũ. Doanh nghiệp chỉ nên tái cấu trúc khi thật sự cần thiết, chứ không nên xem nó như một “trend” để chạy theo.

Bài viết hôm nay, Simplamo sẽ tập trung giúp sếp – những nhà lãnh đạo Doanh nghiệp phân tích 3 nội dung chính sau: Doanh nghiệp của sếp có thật sự cần đến tái cấu trúc hay không, các khó khăn trong hành trình tái cấu trúc Doanh nghiệp và liệu có quy trình tái cấu trúc nào đơn giản dễ áp dụng?

I. Tái cấu trúc Doanh nghiệp là gì?

Tái cấu trúc Doanh nghiệp là quá trình tổ chức và sắp xếp lại Doanh nghiệp dựa trên nền tảng là cấu trúc cũ nhằm mục đích thay đổi cấu trúc, phương thức vận hành để khắc phục những yếu kém nội tại, giúp Doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn trong tương lai.

II. Doanh nghiệp của sếp có thật sự cần Tái cấu trúc?

Có nhiều lý do dẫn đến quyết định tái cấu trúc Doanh nghiệp, trong đó phổ biến nhất là khi Doanh nghiệp gặp phải các thách thức sau:

1. Thay đổi thị trường: Khi thị trường hoặc ngành công nghiệp mà Doanh nghiệp của sếp hoạt động có sự thay đổi, sếp cần điều chỉnh Doanh nghiệp để thích ứng và tăng lợi thế cạnh tranh.
2. Tăng hiệu suất: Khi sếp cảm thấy rằng Doanh nghiệp đang hoạt động không hiệu quả và muốn sắp xếp lại cơ cấu tổ chức, tối ưu hóa quy trình làm việc.
3. Sụt giảm Doanh thu và Lợi nhuận: Khi Doanh thu giảm sút hoặc Lợi nhuận giảm đáng kể, đây có thể là dấu hiệu cần đến tái cấu trúc.
4. Thay đổi Pháp lý: Khi có sự thay đổi trong quy định pháp lý có liên quan đến hoạt động kinh doanh, Doanh nghiệp cần phải tái cấu trúc để tuân thủ các quy định mới.

Doanh nghiệp của sếp đang gặp phải thách thức nào trong các thách thức kể trên? Nếu gặp phải từ 2 thách thức trở lên, đây có thể là thời điểm thích hợp để tìm kiếm giải pháp tái cấu trúc phù hợp. Trong đó, tương ứng với các thách thức, sẽ có các hình thức tái cấu trúc khác nhau, có thể kể đến như:

1. Tái cấu trúc tổ chức: Điều chỉnh lại cấu trúc tổ chức bộ máy của Doanh nghiệp để tối ưu hóa hiệu suất.
2. Tái cấu trúc chiến lược: Điều chỉnh lại chiến lược kinh doanh của Doanh nghiệp để phản ánh lại môi trường kinh doanh thay đổi.
3. Tái cấu trúc tài chính: Điều chỉnh lại cơ cấu tài chính của Doanh nghiệp nhằm tối ưu hóa lợi nhuận và giảm thiểu rủi ro.

Trong bài viết hôm nay, Simplamo sẽ đi sâu vào phương pháp Tái cấu trúc tổ chức & Tái cấu trúc chiến lược để giải quyết bài toán về hiệu suất làm việc và cải thiện Doanh thu, Lợi nhuận – Bài toán được nhiều Doanh nghiệp quan tâm nhất trong thời gian gần đây.

III. Khó khăn gặp phải khi Tái cấu trúc Doanh nghiệp

Trước khi đến với quyết định Tái cấu trúc, sếp hãy cùng xem qua các khó khăn mà mình có thể gặp phải khi tái cấu trúc diễn ra trong Doanh nghiệp của mình:

1. Khả năng phản kháng từ nhân viên: Nhân viên có thể không chấp nhận các thay đổi hoặc có sự lo ngại về tương lai của mình trong Doanh nghiệp.
2. Chi phí và thời gian: Tái cấu trúc có thể đòi hỏi nhiều chi phí và thời gian
3. Rủi ro liên quan đến hiệu quả công việc: Một quá trình tái cấu trúc không thực hiện đúng cách có thể gây ra rủi ro về hiệu suất làm việc và ảnh hưởng đến sự ổn định của Doanh nghiệp.

IV. Tiêu chí lựa chọn phương án Tái cấu trúc:

Vì tái cấu trúc là một hành trình không hề dễ dàng và những khó khăn như trên là điều không thể tránh khỏi, nên khi lựa chọn một phương án tái cấu trúc, sếp hãy cân nhắc các TIÊU CHÍ sau để quá trình tái cấu trúc được diễn ra “nhẹ nhàng” và mang đến hiệu quả bền vững:

• Tính phù hợp:

Trên thị trường sẽ có nhiều phương án tái cấu trúc tổ chức khác nhau với những “mẫu” có sẵn về sơ đồ tổ chức. Tuy nhiên vì mỗi Doanh nghiệp là một bản thể khác nhau nên việc áp dụng mẫu có thể mang đến các rủi ro nhất định.

Ví dụ: mẫu sơ đồ tổ chức phù hợp với Doanh nghiệp này chưa chắc đã đáp ứng tốt với Doanh nghiệp kia, nên thay vì khoác lên mình “chiếc áo” quá rộng, sếp hãy thiết kế sơ đồ tổ chức phù hợp nhất với Doanh nghiệp của mình trong giai đoạn từ 6 tháng – 1 năm rồi từ từ mở rộng theo sự phát triển, thay vì mặc vào chiếc áo mà có thể 3-5 năm nữa Doanh nghiệp của sếp mới mặc vừa.

• Tính Đơn giản & Hiệu quả:

Sự phản kháng của đội ngũ là việc không thể tránh khỏi khi tái cấu trúc. Ví dụ, đội ngũ đã quen với cách thức thực thi hiện tại, nên khi đổi qua một Mô hình thực thi chiến lược mới (OGSM, OKRs, KPI,..), mà chúng lại mang đến sự phức tạp và còn không cho thấy hiệu quả trong thời gian ngắn thì phản kháng là điều có thể lường trước. Cho nên để đội ngũ đón nhận tốt nhất, sếp hãy tìm giải pháp triển khai thật đơn giản và mang đến hiệu quả nhanh cho đội ngũ.

Có nhiều tiêu chí dùng để lựa chọn phương án tái cấu trúc mà sếp có thể cân nhắc, trong khuôn khổ bài viết này, Simplamo chỉ tập trung vào 2 tiêu chí trên vì chúng cơ bản và có tác động mạnh mẽ nhất. Ngay lúc này, đây có phải là câu hỏi xuất hiện trong suy nghĩ của sếp:

Liệu có phương án tái cấu trúc nào thỏa mãn cả hai tiêu chí trên? Vừa thiết kế may đo phù hợp cho Doanh nghiệp của mình, vừa đơn giản mà lại mang đến hiệu quả nhanh?

Đó là phương án tái cấu trúc theo quy trình 8 bước mà Simplamo sẽ giới thiệu đến sếp trong phần tiếp theo của bài viết này.

V. Quy trình Tái cấu trúc Doanh nghiệp đơn giản theo 8 bước

Đây cũng là quy trình tái cấu trúc mà Simplamo triển khai cho các Doanh nghiệp Việt trong suốt thời gian vừa qua, mang về những kết quả thiết thực (tăng trưởng Doanh thu từ 10-30%/năm) và giúp nâng cấp tư duy của đội ngũ trong thực thi mục tiêu. Quy trình được chứng minh thành công bởi hơn 200,000 Doanh nghiệp trên toàn thế giới.

Quy trình này bao gồm phương pháp Tái cấu trúc tổ chức & Tái cấu trúc chiến lược để giải quyết bài toán về hiệu suất làm việc và cải thiện Doanh thu, Lợi nhuận.

1. Tìm hiểu thực trạng của Doanh nghiệp

Trước khi bước vào hành trình tái cấu trúc, sếp cần dành thời gian xem xét lại các hoạt động hiện tại trong Doanh nghiệp của mình. Bắt đầu bằng việc nhìn rõ các vấn đề đang gặp phải và xác định mong muốn của mình một cách rõ ràng.

Tái cấu trúc là một hành trình dài kéo dài từ 1 đến 2 năm, trong hình trình này đòi hỏi phải có sự đồng hành và quyết tâm của cả một đội ngũ.

2. Xây dựng sơ đồ tổ chức vận hành trong 6 đến 12 tháng

Xây dựng sơ đồ tổ chức là bước thứ 2 trong hành trình tái cấu trúc.

Như đã nói bên trên, Simplamo sẽ ưu tiên thiết kế riêng cho sếp một sơ đồ tổ chức dùng để vận hành trong từ 6 – 12 tháng tới. Và sơ đồ cần phải đáp ứng 3 tiêu chí: Khoa học, Đơn giản – Ai nhìn vào cũng hiểu và Thể hiện rõ ràng 5 vai trò chính ở từng vị trí.

Sơ đồ tổ chức khoa học là sơ đồ xuất phát từ 3 CHỨC NĂNG CHÍNH mà một tổ chức bất kỳ nào cũng phải có để vận hành trơn tru:

• Chức năng Sale & Marketing
• Chức năng Operation (Vận hành)
• Chức năng Finance (Tài chính – Hành chính)

Từ 3 chức năng này, Simplamo sẽ phân nhỏ ra các phòng ban chức năng khác tùy thuộc vào quy mô nhân sự và mô hình kinh doanh của sếp. Nhưng như vậy vẫn chưa đủ rõ ràng và cụ thể, tại mỗi vị trí trên sơ đồ cần phải xác định 5 vai trò chính để nâng cao tính TRÁCH NHIỆM cho từng cá nhân và đội ngũ dễ dàng phối hợp làm việc, báo cáo. Và vì có thêm 5 vai trò tại mỗi vị trí, mà sơ đồ này ở Simplamo được gọi là SƠ ĐỒ TRÁCH NHIỆM.

3. Xác định lại công việc ưu tiên, giữ lửa tập trung

Cùng với các ham muốn phát triển và các đe dọa từ đối thủ, thị trường, sếp sẽ muốn làm rất nhiều việc. Nhưng nếu không biết sắp xếp ưu tiên, việc gì cũng muốn làm ngay sẽ khiến cho tổ chức bị phân tán nguồn lực, quay về lối mòn cũ.

Bước thứ 3 trong hành trình tái cấu trúc Doanh nghiệp, Simplamo sẽ cùng đội ngũ ban lãnh đạo của sếp xác định các Mục tiêu ưu tiên Quý mà toàn bộ tổ chức phải tập trung hoàn thành trong vòng 3 tháng. Các Mục tiêu này được xác định bởi chính đội ngũ lãnh đạo và nhân viên, nhờ đó họ biết chịu trách nhiệm với những gì mình đã cam kết và nỗ lực để hoàn thành.

Nhưng tại sao lại không bắt đầu từ việc set up các Mục tiêu 01 năm hay 03 năm mà lại là Mục tiêu Quý. Vì phương pháp bắt đầu từ Mục tiêu Quý sẽ ít tạo nên xáo trộn nhất cho tổ chức của sếp, giúp sếp cùng đội ngũ tập trung vào thời điểm hiện tại, mang đến kết quả nhanh nhất. Điều đó sẽ gia tăng lòng tin của đội ngũ và giúp họ làm quen với phương pháp thực thi mục tiêu mới mà không bị “ngợp”.

4. Xây dựng bộ chỉ số đo lường kết quả hoạt động kinh doanh

Các Doanh nghiệp tái cấu trúc đến với giai đoạn này, họ thường thiết lập các chỉ số đo lường (KPI) rất phức tạp dựa trên “mẫu” của những Doanh nghiệp khác. Nhưng sau một thời gian đưa vào áp dụng lại không mang đến hiệu quả như mong muốn.

Khi dành thời gian xem xét lại, chúng ta nhận thấy mình chỉ thực sự làm việc và hướng đến các chỉ số quan trọng. Các chỉ số phụ khác dường như không có nhiều ý nghĩa, chúng không những làm phân tán năng lượng làm việc, thậm chí còn gây rối rắm cho đội ngũ: “Rốt cuộc đâu mới thực sự là điều sếp muốn tập trung nhất?”

Khi tái cấu trúc với Simplamo, sếp sẽ được hướng dẫn xây dựng các chỉ số quan trọng đo lường kết quả hoạt động kinh doanh, các chỉ số thật cụ thể & dễ hiểu để mọi nhân viên nhìn vào đều nắm bắt được hoạt động kinh doanh hiện tại của Doanh nghiệp. Và thay vì đo lường chỉ số theo tháng hoặc quý, Simplamo hướng sự tập trung của đội ngũ theo từng TUẦN, để đảm bảo mọi người luôn bám sát các chỉ số kinh doanh và công việc ưu tiên hàng quý.

5. Nâng cao chất lượng cuộc họp giao ban

Bước tiếp theo, chúng ta cần đảm bảo nhân viên luôn theo sát các Mục tiêu ưu tiên quý và các chỉ số đo lường mà chúng ta đã xây dựng nên thông qua cuộc họp hàng tuần, hàng quý và hàng năm.

Chỉ khi các Mục tiêu và chỉ số được đội ngũ thực thi hiệu quả thì hành trình tái cấu trúc mới phát huy được giá trị thật của nó. Vì điều mà chúng ta hướng tới ngay từ đầu đó là cải thiện kết quả kinh doanh và hiệu suất làm việc của đội ngũ.

Tại đây, Doanh nghiệp sẽ được Simplamo hướng dẫn cách tổ chức cuộc họp THỰC THI theo khung 7 bước khoa học: theo dõi và đảm bảo đội ngũ thực thi Mục tiêu quý đúng tiến độ, giải quyết vấn đề kịp thời và là cơ hội để nhìn thấu đáo mọi vấn đề/phản hồi trong tổ chức trước khi chúng trở nên quá lớn.

Thông qua các cuộc họp, sếp và đội ngũ sẽ từng bước điều chỉnh các chỉ số và Mục tiêu dựa trên năng lực thực tế của mình và sự biến động của thị trường. Bằng việc điều chỉnh này, đội ngũ sẽ không cảm thấy ngợp và mang tâm lý “bị ép KPI” khi khoác trên mình chiếc áo Tái cấu trúc, họ thấy được sự nỗ lực của sếp trong việc nâng cấp tổ chức và dần thích nghi với sự thay đổi này, và sự phản kháng cũng được hạ xuống mức thấp nhất.

6. Xây dựng Bảng tầm nhìn doanh nghiệp

Sau khi thiết lập nền tảng vận hành doanh nghiệp bài bản (phần gốc của vận hành doanh nghiệp thông qua bước 2 đến bước 5) thì chúng ta mới nâng cao tầm vóc Doanh nghiệp thông qua việc xây dựng Bảng tầm nhìn – sứ mệnh – chiến lược phát triển Doanh nghiệp trong vòng 3 – 10 năm tới.

Simplamo sẽ đồng hành cùng sếp: Xây dựng lại Tầm nhìn, giá trị cốt lõi, kinh doanh cốt lõi, chiến lược marketing, bức tranh 10 năm, 3 năm, 1 năm, … bằng cách trả lời 8 câu hỏi trên Bảng Tầm nhìn Doanh nghiệp theo template có sẵn của Simplamo. Bảng Tầm nhìn được thể hiện cô đọng qua 2 trang giấy và chia sẻ cho toàn bộ tổ chức cùng thực hiện.

Từ Mục tiêu 01 năm, phân rã xuống thành Mục tiêu ưu tiên Quý cho công ty, phòng ban và cho từng cá nhân. Cứ tuần tự như vậy, cứ mỗi quý, mỗi năm cả tổ chức cùng ngồi lại ra soát bảng Tầm nhìn Doanh nghiệp này để đảm bảo chúng ta đang đi đúng hướng và xây dựng các kế hoạch hành động kịp thời.

7. Rà soát kế hoạch kinh doanh mỗi quý

Mỗi quý đội ngũ ban lãnh đạo công ty sẽ cùng ngồi lại với nhau để review lại kết quả kinh doanh quý trước, điều gì hiệu quả và chưa hiệu quả. Sau đó, sẽ cùng vạch ra các công việc ưu tiên cho quý tiếp theo để đảm bảo hoàn thành mục tiêu kinh doanh năm.

8. Lập kế hoạch kinh doanh năm

Cuộc họp hằng năm này là dịp để đội ngũ ban lãnh đạo nhìn lại hoạt động kinh doanh của năm vừa rồi, lên kế hoạch cho năm tiếp theo và cập nhật các mục tiêu trong 3 năm, 10 năm của công ty. Tập trung giải quyết vấn đề dài hạn và thiết lập Mục tiêu ưu tiên cho 90 ngày hoạt động tiếp theo.

Để tái cấu trúc hiệu quả, Doanh nghiệp cần thời gian để việc thay đổi này trở thành thói quen và đi khắp mọi ngóc ngách trong Doanh nghiệp. Đó là lý do mà Simplamo đề ra một lộ trình kéo dài từ 1-2 năm. Trong 2 tháng đầu tiên, Doanh nghiệp sẽ thiết lập trật tự mới, bao gồm sơ đồ tổ chức, Mục tiêu ưu tiên quý, bảng chỉ số đo lường. Thời gian tiếp theo, Doanh nghiệp sẽ biến những điều mới này trở thành quen thuộc, trở thành linh hồn của tổ chức thông qua các cuộc họp hàng tuần, hàng quý và hằng năm.

Như Sếp có thể thấy, Simplamo mang đến một quy trình tái cấu trúc Doanh nghiệp với khả năng “xâm nhập” từ từ mà mang đến hiệu quả bền vững, bắt nguồn từ sự Đơn giản & Cụ thể, Simplamo biến những điều mới mẻ trở thành quen thuộc, truyền cảm hứng trong toàn đội ngũ và kéo mọi người về cùng một hướng với sếp – những nhà lãnh đạo tài ba với khát khao nâng cấp Doanh nghiệp lên một tầm cao mới.

Tái cấu trúc Doanh nghiệp là hành trình đòi hòi sự quyết tâm và cả sự dũng cảm. Simplamo chúc sếp thành công với quyết định của mình!

…

Simplamo – Hệ điều hành thực thi mục tiêu đơn giản mà hiệu quả, ứng dụng KPI, OKRs, BSC, 4DX. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/vi/sign-up

“Mỗi phòng ban là một lô cốt tách biệt, không có sự kết nối, mọi thứ rất rời rạc. Các mục tiêu không được theo sát và hoàn thành, ai cũng làm việc bận rộn nhưng lại không hiệu quả….”

Doanh nghiệp của bạn có đang gặp phải các vấn đề giống như doanh nghiệp trên?

Nếu có, bạn hãy xem xét lại, đội ngũ nhân sự của mình có thực sự gắn kết và là một thể thống nhất vì mục tiêu chung của tổ chức hay mọi người đang làm việc một cách rời rạc:

• Phòng sale không bán được sản phẩm thì trách phòng Marketing không truyền thông tốt.
• Phòng mua hàng chạy chỉ tiêu mua hàng rất tốt nhưng không quan tâm tình hình bán hàng của phòng sale dẫn đến hàng tồn rất nhiều, công ty bị kẹt dòng tiền.
• Phòng nhân sự tuyển dụng nhiều theo yêu cầu của phòng sale nhưng cả hai đều không hiểu rõ vấn đề thực sự của công ty là gì dẫn đến việc tuyển dụng nhân viên kinh doanh nhiều nhưng doanh thu vẫn không đạt.

Các phòng ban làm việc một cách rời rạc, chỉ tập trung vào mục tiêu cá nhân hoặc phòng ban của mình. Điều này dẫn đến việc mục tiêu công ty không hoàn thành nhưng vẫn phải tốn kém cho chi thưởng cuối năm. Các vấn đề phát sinh không được giải quyết dựa trên lợi ích của công ty mà chỉ mang tính tạm thời vì lợi ích của từng bộ phận. Các vấn đề bị lặp lại nhiều lần, làm tốn nhiều thời gian và chi phí của công ty. Hàng loạt các mục tiêu đặt ra đều nữa vời, không có sự cam kết thực hiện, không có sự hợp tác cùng nỗ lực, công ty không có sự tăng trưởng trong nhiều năm.

Như vậy chúng ta có thể thấy, nếu như tổ chức thiếu đi sự gắn kết sẽ gây ra rất nhiều ảnh hưởng đến sự phát triển lâu dài. Do đó, chúng ta cần phải tìm cách tạo gắn kết đội ngũ để thực thi mục tiêu hiệu quả.

Với hy vọng bạn có thể dễ dàng thực hiện và mang đến sự thay đổi tích cực cho tổ chức của mình. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tập trung giới thiệu cho bạn các hoạt động gắn kết đội ngũ với hướng dẫn cụ thể, rõ ràng theo từng bước.

1. Xây dựng và truyền thông Tầm nhìn

Một Tầm nhìn được xây dựng rõ ràng và truyền thông đến từng nhân viên sẽ giúp gia tăng tình yêu với công việc và sự gắn bó với tổ chức, vì nhân viên cảm nhận được giá trị công việc mà họ đang làm cũng như tầm quan trọng của họ đối với sự phát triển của doanh nghiệp.

Chúng ta đều cho rằng mình đã có Tầm nhìn, nhưng liệu nó có cụ thể và sát với tổ chức hay không, hay chỉ là những lời tuyên ngôn xa vời ở một tương lai nào đó. Một bảng Tầm nhìn cần phải có sự cân bằng giữa hai yếu tố: 1 là truyền cảm hứng, 2 là cụ thể tại tương lai gần (năm này, quý này) để đội ngũ dễ dàng thiết lập các mục tiêu cho phòng ban và cá nhân họ.

Như vậy bước đầu tiên, là chủ doanh nghiệp, bạn hãy cùng đội ngũ lãnh đạo của mình vạch ra Bảng Tầm nhìn cho Doanh nghiệp. Các mục tiêu đặt ra trong bảng Tầm nhìn phải rõ ràng, sát với thực tế và được cam kết thực hiện bởi các thành viên trong đội ngũ. Đây sẽ là bước đầu tiên để gắn kết họ với mục tiêu của tổ chức.

Nếu bạn vẫn chưa biết thể hiện một Bảng Tầm nhìn như thế nào, hãy tham khảo Bảng Tầm nhìn của Simplamo, bao gồm 8 phần sau đây:

1. Giá trị cốt lõi (Core Value)

2. Giá trị doanh nghiệp (Core Business)

3. Mục tiêu 10 năm (Target 10 years)

4. Chiến lược Marketing (Marketing Strategy)

5. Mục tiêu 3 năm (Target 3 years)

6. Kế hoạch 1 năm (1 year plan)

7. Mục tiêu ưu tiên quý (Goals)

8. Danh sách vấn đề (Long Term Issues)

Xem bài viết hướng dẫn xây dựng Bảng Tầm nhìn

Sau khi Bảng Tầm nhìn được hoàn thành dựa trên sự đồng thuận của đội ngũ lãnh đạo, việc tiếp theo là hãy truyền thông nó trong nội bộ và nhắc lại định kỳ mỗi quý một lần, để cho mọi nhân viên đều hiểu rõ và đi cùng một hướng với chủ doanh nghiệp, như vậy Tầm nhìn sẽ “sống” trong lòng của tổ chức.

2. Xây dựng Mục tiêu ưu tiên quý

Mục tiêu ưu tiên quý cũng là nội dung thứ 7 trong Bảng Tầm nhìn, và cần được xây dựng định kỳ mỗi quý một lần, để tạo sự tập trung cho đội ngũ và tiến gần đến việc đạt được mục tiêu năm.

Gọi là Mục tiêu ưu tiên hàng quý, tức là bạn phải có ưu tiên. Với các mục tiêu lớn của năm như doanh thu, lợi nhuận, số dự án,… chắc hẳn bạn sẽ có rất nhiều các công việc được chia nhỏ ra để hoàn thành trong mỗi quý. Nhưng hãy nhớ, nếu như tất cả đều quan trọng thì sẽ không có gì quan trọng cả, và khi không có gì quan trọng thì tất cả đều được thực thi một cách nữa vời. Vậy nên, bạn hãy biết đâu là công việc ưu tiên cần phải hoàn thành trong quý này, để cả đội ngũ có đủ thời gian và nguồn lực tập trung vào nó.

Xây dựng Mục tiêu ưu tiên quý là việc mà bạn phải làm định kỳ tại cuộc họp hàng quý, với đội ngũ ban lãnh đạo của mình, thống nhất các công việc ưu tiên và chọn ra người chịu trách nhiệm chính cho mỗi công việc ưu tiên đó. Như vậy, mỗi phòng ban đều nắm rõ các ưu tiên của công ty, của từng phòng ban và của bản thân trong mỗi quý. Điều này sẽ gia tăng sự gắn kết và tính chịu trách nhiệm của họ trước đồng nghiệp và ban lãnh đạo, là bước quan trọng giúp phá tan “lô cốt” đang ngăn cách các phòng ban với nhau.

Gợi ý từ Simplamo: Số lượng Mục tiêu ưu tiên quý nên dao động từ 3-7 cho cấp công ty và từ 1-3 cho cấp phòng ban.

3. Thúc đẩy tinh thần “chiến đấu” trong đội ngũ

Tại bước này, bạn đã có một Bảng Tầm nhìn rõ ràng trong hành trình từ 1-3 năm tới, đội ngũ đã nắm rõ chân dung khách hàng mục tiêu và các chiến lược về MKT-Sale-Vận hành của công ty. Đồng thời họ cũng đã biết, ngay quý này, công ty mình, phòng ban mình đang nỗ lực phấn đấu cho Mục tiêu ưu tiên gì để có cùng chung tiếng nói cho mọi vấn đề. Bây giờ, hãy liên tục cập nhật cho đội ngũ của bạn biết, tình trạng hiện tại của tổ chức đang ở đâu để kéo họ về chung một chiến tuyến và “bơm” thêm cho họ năng lượng chiến đấu bằng một bảng điểm thu hút.

Bảng điểm thu hút là một Bảng kết quả kinh doanh hàng tuần: bao gồm các chỉ số dẫn dắt và chỉ số kết quả, sao cho cụ thể và đơn giản nhất có thể, để mọi thành viên nhìn vào đều hiểu được.

Hãy lưu ý, các chỉ số nên được đo lường hàng tuần và mỗi nhân viên trong tổ chức đều có ít nhất một chỉ số để hoàn thành. Theo đó, chúng ta sẽ cùng đội ngũ gặp nhau mỗi tuần và cùng review các chỉ số này. Với mỗi chỉ số đạt, sẽ là một niềm vui để tạo động lực hoàn thành công việc ưu tiên của quý. Với các chỉ số không đạt, nó sẽ là thách thức và chúng ta cùng ngồi lại với nhau bàn xem vấn đề đang gặp phải ở đây là gì?

Cùng nhau làm việc, cùng nhau giải quyết vấn đề sẽ gia tăng tính kết nối và tinh thần trách nhiệm của mỗi cá nhân trong tổ chức.

4. Gắn kết đội ngũ thông qua cuộc họp hàng tuần

Cuộc họp tuần là bước thứ 4 và cũng là bước quan trọng nhất để gia tăng sự gắn kết và trách nhiệm của đội ngũ vào thực thi mục tiêu. Nếu như nói bước 1,2,3 là Setup thì bước 4 này, chính là bước để cho việc thực thi thật sự được diễn ra hàng tuần, cả đội ngũ như một đoàn tàu cùng mạnh mẽ tiến về phía trước.

Nhưng họp như thế nào, họp ra sao? Nếu chúng ta vẫn họp như cách cũ – họp dài lê thê trong nhiều giờ với những báo cáo chung chung, chỉ thấy nêu vấn đề mà không có giải pháp, thì rõ ràng chỉ mang đến sự “xa cách” chứ không còn là gắn kết.

Nhưng bạn hãy tưởng tượng, nếu như một cuộc họp được bắt đầu và kết thúc đúng giờ, ở đó công việc được review và thảo luận một cách cởi mở, vấn đề được giải quyết một cách đồng thuận, mọi người biết việc phải làm sau mỗi cuộc họp, thì sẽ như thế nào? Nó sẽ là một công cụ tuyệt vời tạo bàn đạp cho cả đội ngũ hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức.

Simplamo gợi ý Khung cuộc họp tuần khoa học:

Hướng dẫn tổ chức cuộc họp tuần và giải quyết vấn đề hiệu quả.

Điểm đặc biệt trong cuộc họp này, đó là phần xử lý vấn đề. Thông qua các phần 2,3,4 chúng ta sẽ thấy có nhiều vấn đề phát sinh được nêu lên bởi chính nhân viên. Chúng ta tập hợp lại và cùng nhau giải quyết ở phần 6. Ở đây, có một công cụ gọi là IDS giúp cho chúng biết cách giải quyết vấn đề một cách tuần tự.

Trong cuộc họp BOD, các team leader ở mỗi phòng ban sẽ đưa ra phương án cho vấn đề cần giải quyết. Sau khi thảo luận, chúng ta có được phương án cuối cùng được đồng thuận bởi các trưởng phòng và nó sẽ là phương án vì lợi ích chung của công ty chứ không còn mang tính cá nhân nữa.

Trên đây là 4 hoạt động mà bạn có thể áp dụng để gắn kết đội ngũ vào thực thi các mục tiêu chung quan trọng. Bằng việc áp dụng một cách tuần tự và kiên trì theo các bước trên, sau một thời gian bạn sẽ cảm thấy nhân viên của mình ngày một gắn kết, hiểu rõ công việc/khó khăn của nhau hơn và đồng lòng hơn trong việc thực thi mục tiêu công ty.

“Đơn độc chúng ta có thể làm rất ít; cùng nhau chúng ta có thể làm rất nhiều.” – Helen Keller.

Chúc bạn thành công!

.…

Simplamo – Hệ điều hành thực thi mục tiêu đơn giản mà hiệu quả, ứng dụng KPI, OKRs, BSC, 4DX. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/vi/sign-up