Thảo Lê

Phát triển dựa trên phương pháp quản trị mục tiêu MBO và được hoàn thiện bởi John Doerr từ năm 1974, OKRs ngày nay là một trong những phương pháp quản trị nổi tiếng nhất và được áp dụng thành công tại các công ty lớn như Google, Spotify, Adobe, Facebook, Twitter, Linkedin,…Tại Việt Nam, OKRs phát triển rất mạnh mẽ trong những năm gần đây.

Có rất nhiều khóa học và công cụ để Doanh nghiệp Việt triển khai OKRs cho đội ngũ, thế nhưng OKRs vẫn còn khá phức tạp và mất nhiều thời gian để xây dựng hàng quý. Nội dung bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách xây dựng OKRs đơn giản kết hợp với ứng dụng AI – xu thế áp dụng OKRs mới trên toàn cầu, giúp tăng tốc độ và tối ưu chi phí cho mỗi lần triển khai OKR.

1. OKRs là gì? Lợi ích của OKRs đối với Doanh nghiệp

OKRs (Objectives and Key Results) là một hệ thống quản lý mục tiêu được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp, nhằm giúp tổ chức định hướng, tập trung vào mục tiêu cụ thể và đo lường được hiệu suất. OKRs bao gồm hai thành phần chính:

1. Mục tiêu (Objectives): Đây là những mục tiêu cấp cao mà doanh nghiệp muốn đạt được trong một khoảng thời gian cụ thể. Mục tiêu phải cụ thể, đo lường được và thường được thiết lập dựa trên chiến lược tổng thể của tổ chức.
2. Chỉ số Kết quả Chính (Key Results): Key Results là các chỉ số cụ thể và đo lường được mà tổ chức sử dụng để đánh giá mức độ thành công của mục tiêu. Chúng thường được thiết lập dưới dạng số liệu hoặc phần trăm cụ thể.

Lợi ích của OKRs đối với Doanh nghiệp:

• Tạo sự tập trung: OKR giúp tổ chức tập trung vào 3 – 5 mục tiêu quan trọng nhất, khai phá tối đa năng lực đội ngũ, loại bỏ các công việc thừa thải từ đó tối ưu chi phí vận hành cho doanh nghiệp.
• Liên kết mục tiêu nội bộ: Bằng việc thống nhất các mục tiêu chung và phân bổ hợp lý từ trên xuống dưới, cũng như liên phòng ban, OKR đảm bảo mọi hoạt động trong tổ chức đều phục vụ cho mục tiêu chung của doanh nghiệp.
• Đo lường hiệu suất: Bằng cách sử dụng Key Results, doanh nghiệp có thể đánh giá mức độ tiến triển và hiệu suất của đội ngũ một cách rõ ràng.
• Tăng tính cam kết, trách nhiệm: Việc theo dõi định kỳ sẽ tạo ra sự cam kết của mỗi cá nhân đối với OKRs của họ, đồng thời gia tăng tính trách nhiệm trong công việc khi mọi thứ đều rõ ràng và minh bạch.
• Mang lại kết quả vượt bậc: Bằng việc sử dụng khéo léo OKRs, các nhà lãnh đạo và quản lý có được công cụ mạnh mẽ để tập trung đội ngũ vào những mục tiêu đột phá, phát huy sức sáng tạo và năng lực dựa trên sự cam kết và trao quyền, từ đó mang đến kết quả vượt bậc cho doanh nghiệp.

2. OKRs phù hợp với Doanh nghiệp nào?

Trên thực tế, OKRs phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp với quy mô và ngành nghề khác nhau, chứ không chỉ giới hạn ở các công ty phần mềm như đa phần chúng ta vẫn lầm tưởng. Trong đó, đối với từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp, OKRs mang đến những lợi ích riêng biệt như:

• Start-up: OKRs giúp các công ty mới thành lập xác định hướng đi đúng đắn và đảm bảo rằng họ không trải qua sự lãng phí thời gian và nguồn lực.
• Giai đoạn phát triển: OKRs giúp xây dựng và thực thi các chiến lược tăng trưởng một cách hiệu quả, triển khai đồng bộ trong toàn tổ chức, phát huy năng lực nhân viên và gắn kết đội ngũ.
• Giai đoạn trưởng thành: OKRs giúp quản lý hiệu quả, minh bạch, tối ưu hiệu suất làm việc và kết nối các phòng ban trong tổ chức vào mục tiêu chung.

3. Các khó khăn khi áp dụng OKRs hiện nay

Mặc dù OKRs được PR rầm rộ tại Việt Nam trong thời gian gần đây, với nhiều khóa học và công cụ hỗ trợ, thế nhưng không có nhiều doanh nghiệp thành công với phương pháp quản trị này. Dưới đây là một số nguyên nhân cốt lõi dẫn đến các khó khăn khi áp dụng OKRs:

• Chưa có nền tảng vận hành ban đầu trước khi áp dụng OKRs

OKRs được áp dụng thành công ở các công ty lớn, tạo nên sự phát triển vượt bậc, không có nghĩa là bất cứ công ty nào áp dụng OKRs cũng thành công. Vì trước khi có OKRs, bản thân những công ty này đã có nền tảng vận hành tốt cùng với những con người phù hợp. Ngược lại, khi doanh nghiệp chưa có một trong hai yếu tố trên, áp dụng thêm OKRs sẽ tăng thêm áp lực trong vận hành và sự rối loạn trong đội ngũ.

• Niềm tin về phương pháp và quyết tâm từ ban lãnh đạo

Phần nhiều các doanh nghiệp tìm đến OKRs đã thất bại với các phương pháp quản trị trước đó (cụ thể là KPI), việc tiếp tục với một phương pháp mới dễ dẫn đến những ngờ vực trong đội ngũ. Do đó, sự quyết tâm từ ban lãnh đạo đóng vai trò quan trọng, nên cho đội ngũ thấy được bức tranh tổng quát và các kết quả đi kèm trong công việc để duy trì niềm tin về phương pháp.

• Không thể duy trì trong thời gian dài

Bất kể là phương pháp nào, để có thể duy trì trong thời gian dài, đều phải đơn giản hóa cách thực hiện và gắn với công việc hàng ngày, OKRs cũng không loại trừ. Hiện nay, các hướng dẫn về cách xây dựng OKRs khá phức tạp, tốn nhiều nguồn lực và thời gian (từ 4-6 tuần cho mỗi quý). Quá mất thời gian, rườm rà, ảnh hưởng đến công việc hiện tại mà chưa cho thấy hiệu quả như mong muốn dễ dẫn đến tình trạng từ bỏ sau 2,3 chu kỳ OKRs.

• OKRs không phải là tất cả

Như đã nói bên trên, OKRs không phải là tất cả để biến mọi mục tiêu trở thành hiện thực, ngoài việc sử dụng OKRs linh hoạt với đặc thù của mình, doanh nghiệp cần kết hợp OKRs với các phương pháp quản trị khác & nâng cao năng lực quản lý lãnh đạo để mang đến hiệu quả tối ưu.

4. Mục tiêu quý (Goals) – Cách xây dựng OKRs đơn giản của thế kỷ 21

Sau khi đã thất bại với KPI và OKR truyền thống, nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay tìm đến một cách thức xây dựng mục tiêu hiện đại và đơn giản hơn, gọi là Goals – Mục tiêu quý.

4.1. Mục tiêu quý (Goals) là gì?

Goals là những mục tiêu quan trọng nhất mà doanh nghiệp cần hoàn thành trong vòng 90 ngày (một quý). Trong đó, mỗi Goals sẽ được chia nhỏ thành các milestone (cột mốc tiến độ) để đo lường tiến trình đạt được mục tiêu. Về mặt ý nghĩa:

• Goals tương đương với Objective trong OKRs
• Milestone gần giống với Key Result

4.2 Lợi ích của Goals so với OKRs truyền thống

• Thời gian xây dựng và triển khai nhanh chóng

Trong khi OKRs thường mất từ 4-6 tuần với khoảng trên dưới 10 cuộc họp (họp BOD, họp từng phòng ban, họp chéo các trưởng bộ phận) để viết, thống nhất và công bố OKRs trong toàn tổ chức.

Thì với phương pháp xây dựng mục tiêu Goals chỉ mất khoảng 1-2 tuần với 2 cuộc họp chính thức. Việc xây dựng và thống nhất nhanh chóng sẽ không làm ảnh hưởng tới khối lượng công việc hiện tại của đội ngũ, giảm áp lực cho cấp quản lý-lãnh đạo và dành nhiều thời gian cho thực thi.

• Tiết kiệm thời gian họp review, checkin 1-1

Đối với OKRs, các trưởng nhóm sẽ dành thời gian mỗi tuần để checkin 1-1 với từng thành viên trong team của mình (trung bình một cuộc họp khoảng 30 phút), tương tự CEO cũng sẽ họp riêng với các trưởng bộ phận. Nếu một doanh nghiệp có nhiều phòng ban và mỗi phòng ban có nhiều nhân viên thì hầu như thời gian của cấp quản lý là dành cho họp hành, tạo ra rất nhiều áp lực cho đội ngũ.

Với Goals, trung bình một quản lý chỉ tham dự hai cuộc họp/tuần, một là cuộc họp BOD để review tiến độ thực thi Goals phòng ban, và hai là cuộc họp với tất cả thành viên trong team để review Goals cá nhân. Các cuộc họp này đều có khung chuẩn, tập trung vào nhận diện và xử lý vấn đề quan trọng, thống nhất ý kiến trong toàn team, với thời lượng tối đa 90 phút.

Bằng cách này, doanh nghiệp sẽ không còn tình trạng lãng phí thời gian cho quá nhiều cuộc họp, tạo môi trường làm việc năng suất, chủ động, tối ưu chi phí vận hành.

• Goals không đơn lẽ như OKRs, mà có sự hỗ trợ của các công cụ khác tạo thành một nền tảng hoàn chỉnh

Để triển khai OKRs hiệu quả, doanh nghiệp cần phải trang bị cho mình nền tảng vận hành chuẩn, đi từ Giá trị cốt lõi, Tầm nhìn, các mục tiêu 3 năm,1 năm để tạo nên OKRs hàng quý đồng nhất và phục vụ cho bức tranh dài hạn, cần phải có sơ đồ tổ chức hoàn thiện cùng với nhân sự phù hợp để giao OKRs đúng người đúng vị trí, và cách thức triển khai mục tiêu hiệu quả đồng bộ.

Trong khi đó, Goals không riêng lẽ, đi kèm với Goals là các công cụ vận hành khác tạo thành một nền tảng vận hành vững chắc và đồng bộ cho doanh nghiệp, đi từ Bảng Tầm nhìn – Chiến lược, Giá trị cốt lõi, các mục tiêu 3 năm, 1 năm, Sơ đồ trách nhiệm, Bảng chỉ số KPI đo lường hàng tuần, phục vụ cho tiến trình đạt được Mục tiêu và các khung cuộc họp định kỳ hàng tuần, hàng quý, hàng năm.

Các công cụ này kết hợp một cách nhịp nhàng, tạo nên một tổ chức làm việc hiệu suất, gắn kết, là tập hợp của Đúng người-Đúng vị trí, tạo điều kiện cho Mục tiêu hàng quý Goals được triển khai quyết liệt và tiến tới đạt được Tầm nhìn dài hạn.

• Cách thức duy trì trong dài hạn

Cái gì càng phức tạp và mất nhiều thời gian thì càng khó duy trì. Thấu hiểu nguyên lý đó, Goals là phiên bản đơn giản và xây dựng nhanh chóng hơn so với OKRs truyền thống nên dễ dàng được duy trì trong đội ngũ.

Bên cạnh Goals, còn có sự hỗ trợ của khung cuộc họp đội ngũ định kỳ hàng tuần, giúp review tiến độ và giải quyết vấn đề kịp thời; các chỉ số KPI hàng tuần, đảm bảo công việc được diễn ra đều đặn, không dồn nước tới chân mới nhảy, giúp ban lãnh đạo kịp thời nhận diện vấn đề và đưa ra quyết định kịp thời.

Cùng với đó là khung cuộc họp hàng quý (tổng kết Goals quý trước và xây dựng Goals quý sau), khung cuộc họp hàng năm (tổng kết năm trước và xây dựng mục tiêu cho năm mới). Tất cả đội ngũ sẽ hòa vào một guồng làm việc nhịp nhàng và đồng bộ từ tuần này cho đến tuần tới, từ quý này cho đến quý sau và năm này cho đến năm khác.

Người Việt vốn không có tính kỷ luật cao nên việc đưa đội ngũ vào guồng làm việc này sẽ dần tạo nên tính cam kết, kỷ luật và bền bỉ, khắc phục điểm yếu vốn có và tạo nên một tổ chức hiệu suất cao.

4.3 5 bước xây dựng OKRs đơn giản 

Dưới đây là 5 bước xây dựng Mục tiêu quý – Goals cho doanh nghiệp:

• Bước 1: Chọn ngày tương lai

Là ngày cuối cùng để tính kết quả hoạt động của doanh nghiệp trong một quý. Thông thường sẽ là ngày cuối cùng của quý đó.

• Bước 2: Tính toán Mục tiêu tài chính

Xoay quanh Doanh thu, Lợi nhuận mong muốn. Thông thường con số này sẽ được phân rã từ Bảng Mục tiêu năm. Hoặc có thể lấy con số ước tính của quý trước cộng thêm phần trăm/con số bạn mong muốn tăng lên.

• Bước 3: Viết các chỉ số đo lường

Hãy trả lời câu hỏi “Doanh thu này đến từ đâu?” hoặc “Con số nào đo lường sự thành công?”. Ví dụ như: Số lượng khách hàng mới, Số lượng khách hàng cũ tái ký hợp đồng, Số hợp đồng trong nước, Số hợp đồng quốc tế,…

• Bước 4: Xác định 3 đến 7 Mục tiêu Phi tài chính

Là 3 đến 7 Mục tiêu ưu tiên cần hoàn thành trong quý này để hỗ trợ đạt được Mục tiêu năm.

Lưu ý: Ban lãnh đạo cần ngồi xuống cùng nhau xác định Mục tiêu quý cấp toàn doanh nghiệp trước tiên. Sau đó, các trưởng phòng sẽ triển khai Mục tiêu cấp phòng ban và cuối cùng từng cá nhân trong phòng ban, để chắc chắn rằng Mục tiêu được phân rã từ cấp công ty, có sự liên quan – hỗ trợ với nhau.

• Bước 5: Chia nhỏ Mục tiêu

Cuối cùng, người sở hữu Mục tiêu sẽ tự thiết lập các milestone (cột mốc tiến độ) để đạt được Mục tiêu của mình, sau đó trình bày với cấp trên và đội nhóm trong cuộc họp hàng tuần.

Như vậy, một bảng Mục tiêu quý hoàn chỉnh sẽ bao gồm các Mục tiêu tài chính (như Doanh thu, Lợi nhuận, các chỉ số quan trọng… và sẽ được phân rã thành chỉ số KPI đo lường hàng tuần sau đó) cùng với 3-7 Mục tiêu phi tài chính, để đạt sự tập trung và khả năng hoàn thành cao.

Để xem hướng dẫn chi tiết các bước, các nguyên tắc xây dựng Mục tiêu và các ví dụ minh họa, bạn hãy nhấn vào đây.

Đọc thêm bài viết: Cách xây dựng KPI đơn giản kết hợp với ứng dụng AI

5. Cách ứng dụng AI trong xây dựng OKRs đơn giản

5.1 Giới thiệu Simplamo – phần mềm quản lý OKR

Simplamo là phần mềm quản lý OKR, kết hợp độc đáo giữa OKR và KPI. Bằng cách đơn giản hóa và kết hợp mượt mà các phương pháp quản trị truyền thống như OKRs, KPIs, BSC, Simplamo đáp ứng nhu cầu quản trị hiện đại, tinh gọn và bài bản cho các doanh nghiệp SME trong và ngoài nước (Mỹ, Úc, Estonia,…)

Trong đó, Mục tiêu Goals là phiên bản đơn giản hơn của OKRs và Chỉ số scorecard là phiên bản ngắn gọn của KPI. Chỉ số và Mục tiêu sẽ được tạo nên dựa trên cơ sở Bảng Tầm nhìn và Sơ đồ trách nhiệm có sẵn trên Simplamo, cùng với đó là các khung cuộc họp định kỳ (hàng tuần-hàng quý-hàng năm) giúp review mọi hoạt động và xử lý các vấn đề phát sinh cùng đội ngũ, từ đó cam kết khả năng đạt được OKRs và KPI cho doanh nghiệp, tăng trưởng doanh thu, chinh phục tầm nhìn từ 1 đến 3 năm.

Khi sử dụng Simplamo, người dùng sẽ được cung cấp đầy đủ các công cụ và tài liệu hướng dẫn sử dụng (help.Simplamo.com) để tạo nên bảng mục tiêu cho doanh nghiệp. Không những thế, với sự ứng dụng của tính năng AI được ra mắt trong phần mềm quản lý OKR Simplamo vào tháng 8.2023 vừa qua, sẽ giúp người dùng xây dựng mục tiêu nhanh hơn, sát với ngành nghề kinh doanh với nhiều gợi ý thông minh.

5.2 Ứng dụng Simplamo AI trong xây dựng OKRs đơn giản – Goals

Để bắt đầu ứng dụng AI trong xây dựng Mục tiêu quý trong doanh nghiệp, bạn cần phải thực hiện trước các bước sau:

• Hoàn thiện Bảng Tầm nhìn Doanh nghiệp, trả lời các câu hỏi về Tầm nhìn 1-3 năm, mục tiêu về doanh thu, lợi nhuận,…
• Hoàn thiện Sơ đồ trách nhiệm, tại đó mỗi vị trí trên sơ đồ sẽ do một nhân sự phụ trách cùng với 5 vai trò quan trọng mà công ty mong muốn vị trí này đạt được

Đây là hai dữ liệu ban đầu, nền tảng để đảm bảo bảng Mục tiêu quý của doanh nghiệp phù hợp với Tầm nhìn – Chiến lược và với năng lực thực tế của đội ngũ.

Sau đó, tại phần Mục tiêu, bạn hãy làm theo hướng dẫn sau:

• Bước 1: Nhấn nút Tạo mục tiêu/ chọn Hỏi trợ lý AI

Tại đây, bạn cung cấp một số thông tin cơ bản để trợ lý AI có thể phân tích và tối ưu hoá chất lượng trong câu trả lời

Kết quả mong muốn: Bạn hãy mô tả ngắn kết quả về mục tiêu mà mình mong muốn đạt được

Chỉ số đo lường: Dựa trên mục tiêu cần đạt, hãy suy nghĩ về các chỉ số có thể đo lường được mức độ hoàn thành

Ngành nghề: Chọn ngành nghề hiện tại của Doanh nghiệp

Sau khi nhập thông tin, nhấp vào “Đề xuất”

• Bước 2: Tạo mục tiêu

Simplamo AI sẽ thực hiện quá trình phân tích và gợi ý kết quả cho bạn. Hãy thư giãn và nhấp một ngụm coffee trong khi chờ đợi.

• Bước 3: Kiểm tra kết quả

Kiểm tra lại kết quả mà Simplamo AI đã gợi ý cho bạn, nếu cảm thấy chưa hài lòng bạn có thể chọn “Thử lại” hoặc “Chỉnh sửa” để có thể cập nhật dữ liệu đầu vào tốt hơn

Nếu như kết quả phù hợp với nhu cầu của bạn, hãy nhấn “Tạo”, hệ thống sẽ tạo danh sách các Mục tiêu và Cột mốc tương ứng (milestone).

Để xem chi tiết hơn về cách ứng dụng AI trên Simplamo, hãy nhấn vào đây để xem lại buổi hướng dẫn trực tiếp do Simplamo tổ chức vào ngày 14.09 vừa qua.

Kết hợp với trí thông minh nhân tạo của AI, người dùng sẽ có nhiều gợi ý cho việc xây dựng mục tiêu và chỉ số doanh nghiệp. Cũng như tiết kiệm thời gian đào tạo và hướng dẫn sử dụng trong toàn đội ngũ, tạo nên văn hóa làm việc hiện đại, chủ động và phát huy sức sáng tạo.

Đặt lịch tìm hiểu Simplamo tại đây: Đặt lịch

Xem thêm:

• 10 chiến lược kinh doanh thành công trong thời kỳ suy thoái từ Forbes 
• TOP 5 Phần Mềm OKRs Triển Khai Mục Tiêu Hiệu Quả Trên Thế Giới Và Việt Nam

—————————————————

Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up

KPI từ lâu đã là phương pháp quản trị được nhiều doanh nghiệp lựa chọn, KPI giúp đo lường, đánh giá hiệu quả và kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp. Tuy vậy, có đến 70% doanh nghiệp Việt thất bại khi triển khai KPI, vì tính phức tạp và đòi hỏi kiến thức chuyên sâu của phương pháp. Với tình hình kinh tế nhiều biến động như hiện nay, xây dựng KPI theo phương pháp truyền thống có thể không còn phù hợp nữa, thay vào đó doanh nghiệp cần một phương pháp đơn giản hơn hoặc có sự trợ giúp từ AI.

1. Tầm quan trọng của việc xây dựng KPI để đo lường

Hầu hết các doanh nhân hiện nay đều từng trải qua trạng thái mù mờ trong vận hành doanh nghiệp. Họ đưa ra các quyết định lớn dựa trên cảm giác và cảm xúc mơ hồ hơn là sử dụng dữ liệu để đưa ra quyết định nhanh chóng và đầy đủ thông tin. Trong khi đó, một bảng chỉ số KPI hiệu quả sẽ giúp:

• Ban lãnh đạo doanh nghiệp:
  • Kiểm soát mọi hoạt động đang diễn ra trong tổ chức
  • Kịp thời phát hiện vấn đề và đưa ra quyết định đúng đắn
  • Đảm bảo mục tiêu, tầm nhìn có thể hoàn thành đúng kế hoạch
  • Theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên, đưa ra chính sách lương thưởng phù hợp
• Nhân viên:
  • Nắm chắc các chỉ số cần hoàn thành và tập trung sức lực vào đó
  • Hiểu được sự đóng góp cá nhân vào mục tiêu doanh nghiệp
  • Biết được năng lực của bản thân, làm cơ sở để rèn luyện và phát triển

2. Scorecard – Phương pháp đo lường hiệu quả, đơn giản hơn so với KPI truyền thống

2.1 Khó khăn khi áp dụng KPI truyền thống

Mặc dù mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, thế nhưng áp dụng KPI vẫn là một bài toán khó nhằn, dù cho có tham gia nhiều khóa học hoặc có sự trợ giúp của chuyên gia. Dưới đây là một số khó khăn điển hình, khiến cho KPI trở thành “cơn ác mộng” của không ít doanh nghiệp:

• Mất nhiều thời gian để xây dựng nên bộ chỉ số KPI cho doanh nghiệp
• Khó khăn khi xác định KPI phù hợp với từng phòng ban và nhân viên
• KPI không kết nối với Mục tiêu & Chiến lược doanh nghiệp
• Mất thời gian lập báo cáo, đánh giá và thúc đẩy nhân viên hoàn thành KPI
• Không giữ được “lửa” với KPI, công sức đổ sông đổ biển sau một thời gian

2.2 Tại sao nên chuyển qua sử dụng scorecard?

Vì sự phức tạp của KPI truyền thống, nhiều doanh nghiệp trên thế giới hiện nay, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME), đã chuyển sang dùng một bảng chỉ số đơn giản hơn để đo lường hoạt động kinh doanh, gọi là scorecard.

Bảng scorecard là tập hợp từ 5-15 chỉ số được đo lường hàng tuần, thể hiện hiệu quả của hoạt động kinh doanh, giúp ban lãnh đạo nắm được mọi diễn biến trong tổ chức và đưa ra các dự báo ngắn hạn, các quyết định kịp thời.

Khác với KPI truyền thống, scorecard chỉ đo lường hàng tuần (hoặc 2 tuần/lần đối với các chỉ số đặc biệt), trong đó mỗi nhân viên đều có chỉ số cho riêng mình và phải báo cáo với cấp trên vào cuộc họp định kỳ hàng tuần.

2.3 Các ưu điểm của scorecard so với KPI truyền thống

• Thời gian xây dựng và báo cáo nhanh chóng, đơn giản:

Scorecard là các chỉ số thể hiện hoạt động kinh doanh hàng tuần, dựa trên vai trò của nhân sự nên việc xây dựng đơn giản, không mất nhiều thời gian. Cũng chính vì vậy, việc báo cáo hàng tuần cũng nhanh chóng hơn, không mất nhiều công sức để tổng kết, tính toán như các chỉ số KPI phức tạp. Bên cạnh đó, các chỉ số do ai phụ trách sẽ được người đó trực tiếp báo cáo số liệu.

Ví dụ: Số buổi meeting với khách hàng hàng tuần; Số lượng lead thu về hàng tuần; Doanh thu bán hàng hàng tuần

• Đưa ra các dự báo ngắn hạn và quyết định kịp thời:

Bằng việc đo lường hàng tuần (bao gồm cả chỉ số kết quả và chỉ số dẫn dắt), doanh nghiệp dễ dàng xác định được xu hướng kinh doanh để đưa ra các dự báo ngắn hạn, mặt khác họ cũng kịp thời phát hiện vấn đề và giải quyết chúng trước khi quá muộn. Điều này sẽ hiệu quả hơn rất nhiều so với việc chờ đến khi có báo cáo lãi lỗ của công ty – khi đó đã quá muộn để sửa sai.

Ví dụ: chỉ số doanh thu bán hàng trong tuần không đạt có thể đến từ số lead mang về không đủ hoặc sale gặp khó khăn khi tư vấn bán hàng

• Đảm bảo đội ngũ luôn ghi nhớ và thực hiện đều đặn

Vì là các chỉ số quen thuộc với công việc hàng ngày và được đo lường hàng tuần, nên đội ngũ sẽ dễ dàng ghi nhớ và đảm bảo chúng luôn được hoàn thành. Điều này giữ cho nhịp hoạt động được diễn ra đều đặn, xây dựng văn hóa làm việc kỷ luật và làm tăng khả năng hoàn thành mục tiêu hàng tháng, hàng quý.

2.4 Các bước xây dựng bảng scorecard cho doanh nghiệp

Scorecard bao gồm hai cấp độ là cấp công ty và cấp phòng ban, các chỉ số cấp phòng ban sẽ do từng phòng ban chức năng review hàng tuần, còn scorecard cấp công ty sẽ được review định kỳ hàng tuần bởi ban lãnh đạo.

Cấu trúc của một chỉ số scorecard bao gồm:

• Tên chỉ số
• Chỉ tiêu của chỉ số
• Tên người phụ trách
• Số liệu đo lường hàng tuần, trong đó màu xanh là đạt, đỏ là chưa đạt

Có hai loại chỉ số scorecard:

• Chỉ số kết quả: là chỉ số được tạo nên bằng cách “lượng hóa” một vai trò quan trọng của nhân sự, đồng thời cũng là kết quả công ty mong muốn vai trò này mang lại. Ví dụ: Một trong những vai trò của Trưởng phòng Kinh doanh là “Chịu trách nhiệm doanh số bán hàng”. Khi đó ta có thể lượng hoá vai trò này là Đạt doanh số bán hàng: 100 triệu/tuần
• Chỉ số dẫn dắt: là chỉ số được tạo nên bằng cách lựa chọn từ các bước chính trong quy trình thực hiện nhằm đạt được Chỉ số kết quả của vai trò đó. Ví dụ như Số buổi meeting hàng tuần (Meeting với Khách hàng là một bước trong quy trình bán hàng)

5 bước xây dựng bảng chỉ số scorecard

• Bước 1: Xác định Chỉ số kết quả từ vai trò của mỗi nhân sự
• Bước 2: Tạo Chỉ số dẫn dắt dựa trên quy trình tạo nên chỉ số kết quả
• Bước 3: Rút gọn danh sách

Cùng thảo luận với đội ngũ và rút gọn danh sách các chỉ số, sau đó sắp xếp các chỉ số phù hợp vào bảng scorecard cấp công ty và bảng chỉ số scorecard cấp phòng ban. Về số lượng, hãy tuân thủ nguyên tắc: Càng ít càng tập trung (5 đến tối đa 15 chỉ số cho cấp công ty và 3 đến 5 chỉ số cho cấp phòng ban)

• Bước 4: Đề ra chỉ tiêu cho từng chỉ số

Riêng với các dữ liệu về Doanh thu/Doanh số nên được phân rã từ dữ liệu trong Bảng kế hoạch kinh doanh/ Tầm nhìn doanh nghiệp hàng năm.

• Bước 5: Xác định người sở hữu chỉ số dựa trên vai trò của họ

Quy trình xây dựng bảng chỉ số scorecard rất đơn giản, và có thể thực hiện nhanh chóng trong từ 2-3 ngày (tùy vào quy mô công ty). Để xem hướng dẫn chi tiết và các ví dụ cụ thể, bạn hãy nhấn vào đây.

Đọc thêm bài viết: Cách xây dựng OKRs đơn giản kết hợp với ứng dụng AI

2.4 Các lưu ý khi xây dựng bảng scorecard

• Mỗi nhân sự nên có ít nhất một chỉ số scorecard

Để làm tăng tính trách nhiệm và cam kết trong công việc của mỗi nhân viên, tạo sự cạnh tranh trong đội nhóm và giao tiếp hiệu quả với quản lý của mình thông qua các con số.

• Chỉ tiêu có tính thách thức vừa đủ

Với mỗi chỉ số, Bạn cần đặt ra chỉ tiêu. Nhưng nếu chỉ tiêu không có tính thách thức, nhân viên sẽ không có động lực làm việc và thường đợi nước đến chân mới nhảy. Nếu chỉ tiêu có tính thách thức quá lớn, nhân viên sẽ cảm thấy ngộp thở và dễ chán nản. Do đó, hãy đặt ra chỉ tiêu có tính thách thức vừa đủ.

• Xác định người chịu trách nhiệm cho chỉ số và người phụ trách điền chỉ số đó

Với mỗi chỉ số, bạn hãy xác định một người duy nhất phụ trách, để đảm bảo tính trách nhiệm đối với chỉ số đó. Thông thường, chỉ số do ai phụ trách sẽ do chính người đó điền dữ liệu báo cáo, tuy nhiên đối với các chỉ số của cấp quản lý hoặc liên quan tới dữ liệu bán hàng có thể ủy nhiệm cho trợ lý phụ trách.

• Hiệu chỉnh scorecard phù hợp thực tiễn

Các chỉ số scorecard được xây ra trong thời gian đầu (chưa có dữ liệu tham khảo) thường quá cao hoặc quá thấp so với năng lực thực tế của đội ngũ, cùng với đó là các chỉ số không phù hợp hoặc không cần thiết để đo lường. Do đó, doanh nghiệp cần quan sát và hiệu chỉnh các chỉ số này cho phù hợp với thực tiễn sau một thời gian đưa vào sử dụng.

• Kết hợp với nhịp họp hàng tuần

Mặc dù các scorecard được đo lường hàng tuần và có người phụ trách cụ thể, nhưng nếu không được review trong cuộc họp định kỳ thì sẽ không phát huy hết hiệu quả của nó. Khi review bảng chỉ số này cùng với các thành viên khác trong team sẽ làm tăng tính trách nhiệm của mỗi cá nhân và xử lý ngay các vấn đề trong cuộc họp này.

3. Cách ứng dụng AI trong xây dựng KPI đơn giản

3.1 Giới thiệu Simplamo

Simplamo là phần mềm SaaS quản trị mục tiêu hiện đại kết hợp độc đáo giữa OKR & KPI. Bằng cách đơn giản hóa và kết hợp mượt mà các phương pháp quản trị truyền thống như OKR, KPI, BSC, Simplamo đáp ứng nhu cầu quản trị hiện đại, tinh gọn và bài bản cho các doanh nghiệp SME trong và ngoài nước (Mỹ, Úc, Estonia,…)

Trong đó, Chỉ số scorecard là phiên bản ngắn gọn của KPI và Mục tiêu Rocks là phiên bản đơn giản hơn của OKR. Chỉ số và Mục tiêu sẽ được tạo nên dựa trên cơ sở Bảng Tầm nhìn và Sơ đồ trách nhiệm có sẵn trên Simplamo, cùng với đó là các khung cuộc họp định kỳ (hàng tuần-hàng quý-hàng năm) giúp review mọi hoạt động và xử lý các vấn đề phát sinh cùng đội ngũ, từ đó cam kết khả năng đạt được OKR và KPI cho doanh nghiệp, tăng trưởng doanh thu, chinh phục tầm nhìn từ 1 đến 3 năm.

Khi sử dụng Simplamo, người dùng sẽ được cung cấp đầy đủ các công cụ và tài liệu hướng dẫn sử dụng (help.Simplamo.com) để tạo nên bảng chỉ số scorecard cho riêng mình. Không những thế, với sự ứng dụng của tính năng AI được ra mắt trong Simplamo vào tháng 8.2023 vừa qua, sẽ giúp người dùng xây dựng chỉ số nhanh hơn, sát với vai trò nhân sự cùng với nhiều gợi ý thông minh.

3.2 Ứng dụng Simplamo AI trong xây dựng KPI

Để bắt đầu ứng dụng AI trong xây dựng bảng chỉ số scorecad trong doanh nghiệp, bạn cần phải thực hiện trước các bước sau:

• Hoàn thiện Bảng Tầm nhìn Doanh nghiệp, trả lời các câu hỏi về Tầm nhìn 1-3 năm, mục tiêu về doanh thu, lợi nhuận,…
• Hoàn thiện Sơ đồ trách nhiệm, tại đó mỗi vị trí trên sơ đồ sẽ do một nhân sự phụ trách cùng với 5 vai trò quan trọng mà công ty mong muốn vị trí này đạt được

Đây là hai dữ liệu ban đầu, nền tảng để đảm bảo bảng chỉ số của doanh nghiệp phù hợp với Tầm nhìn – Chiến lược và với năng lực thực tế của đội ngũ.

Sau đó, tại mục Chỉ số, bạn hãy làm theo hướng dẫn sau:

• Nhấn nút Tạo chỉ số/ chọn Hỏi trợ lý AI
• Chọn vị trí muốn tạo Chỉ số, ví dụ: Nhân viên Marketing, Trưởng phòng Kinh doanh
• Vai trò của vị trí tương ứng sẽ tự động hiện ra dựa trên Sơ đồ trách nhiệm đã nhập trước đó
• Chọn Nhóm, ví dụ: Ban lãnh đạo, Phòng Marketing, Phòng Kinh doanh
• Nhấn nút Đề xuất

Simplamo AI sẽ phân tích các dữ liệu hiện có và đưa ra danh sách các chỉ số gợi ý cho vị trí này. Dựa trên danh sách này, người dùng sẽ lựa chọn các chỉ số phù hợp nhất và nhấn nút Tạo chỉ số.

Để xem chi tiết hơn về cách ứng dụng AI trên Simplamo, hãy nhấn vào đây để xem lại buổi hướng dẫn trực tiếp do Simplamo tổ chức vào ngày 14.09 vừa qua.

Kết hợp với trí thông minh nhân tạo của AI, người dùng sẽ có nhiều gợi ý cho việc xây dựng chỉ số và mục tiêu doanh nghiệp. Cũng như tiết kiệm thời gian đào tạo và hướng dẫn sử dụng trong toàn đội ngũ, tạo nên văn hóa làm việc hiện đại, chủ động và phát huy sức sáng tạo.

Đặt lịch tìm hiểu Simplamo tại đây: Đặt lịch

—————————————————

Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up

Là người đứng đầu doanh nghiệp, bạn không cần giỏi hết ở tất cả các mảng, nhưng có một điều chắc chắn bạn phải giỏi đó là đặt ra mục tiêu và tổ chức đội ngũ đạt được các mục tiêu đó.

Mặc dù vậy, đây vốn dĩ là việc không dễ dàng, cho dù bạn đã có một tập hợp những nhà quản lý tài năng, thế nhưng các mục tiêu vẫn không được triển khai hiệu quả, công việc luôn trong tình trạng dang dở, chậm trễ deadline, thậm chí là nhân sự rời bỏ công ty chỉ sau vài tháng.

Chưa hẳn là do đội ngũ của bạn không đủ giỏi hay không đủ nỗ lực, đằng sau đó có nguyên nhân mà bạn có thể đã bỏ lỡ. Và bài viết hôm nay sẽ giúp bạn tìm ra điều đó.

1. Mục tiêu công ty không đạt, bạn đã bỏ lỡ điều gì?

Khi một mục tiêu được triển khai không hiệu quả, bạn sẽ có hàng tá các lý do để giải thích cho sự không thành công đó, nó có thể đến từ việc không giỏi lập kế hoạch, năng lực đội ngũ chưa đủ đáp ứng hoặc họ không có động lực trong công việc.

Đối mặt với thực trạng này, đa phần chúng ta sẽ lựa chọn “nâng cấp” năng lực chuyên môn trong một vài khóa học ngắn hạn hoặc ra sức tìm kiếm những nhân tài mới. Nhưng có khi nào bạn dành thời gian để suy nghĩ thật kỹ, liệu còn một lý do nào đó ẩn sâu mà mình chưa từng nghĩ đến…

Thực ra, để thực thi mục tiêu hiệu quả, đội ngũ ban lãnh đạo của bạn cần phải có năng lực thực thi mục tiêu trước đã – Đây có thể là điều bạn đã bỏ lỡ trong khi đặt quá nhiều kỳ vọng lên họ nhưng chưa tạo ra “sân khấu” để họ phô diễn tài năng.

2. Cách “nâng tầm” năng lực thực thi mục tiêu cho đội ngũ ban lãnh đạo

Khi nhắc đến việc trau dồi năng lực thực thi mục tiêu, đa phần mọi người thường liên tưởng tới các khóa học ngắn hạn về OKR, KPI hay BSC.

Bạn cử các trưởng bộ phận đi học, với hy vọng họ biết cách vận dụng và triển khai cho team của họ sau đó. Nhưng rõ ràng, chuyện đi học và áp dụng vào thực tế là hai câu chuyện hoàn toàn khác nhau, chưa kể là, khi trở về và xoay cuồng với các công việc hằng ngày, liệu các nhà quản lý của bạn còn có không gian và thời gian để biến cái họ “biết” thành kỹ năng thực sự?

Có một câu nói rất hay là,

Tức là, bạn phải để cho việc xây dựng, phân rã, đo lường và bám sát mục tiêu được diễn ra đều đặn hàng tuần, hàng quý, hàng năm. Đều đặn như cách bạn luyện tập thể thao hàng ngày vậy, cho đến khi cơ thể thực hiện được các động tác khó một cách tự nhiên, thì khi đối mặt với bất kỳ các mục tiêu thách thức nào, đội ngũ của bạn cũng biết cách phân rã và thực thi chúng một cách nhịp nhàng như hơi thở.

Và bạn biết không, đây cũng là bí quyết thành công của các doanh nghiệp lớn, các doanh nghiệp thành công trên thế giới, điều mà doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt còn thiếu – và sẽ được Simplamo bật mí trong nội dung tiếp sau đây.

3. Giải pháp của Simplamo – 100% nỗ lực là ở thực hành giúp bạn hoàn thành 9 bước còn lại

Simplamo là phần mềm quản trị & thực thi mục tiêu, kết tinh từ tư duy quản trị hiện đại thế kỷ 21, cung cấp khung vận hành bài bản và giúp đội ngũ tập trung thực thi mục tiêu hiệu quả, biến chiến lược thành hành động cụ thể.

Giải pháp của Simplamo được gói gọn trong 3 bước: Nền tảng, Khoa học và Nhịp độ

Ở bước 1, chuyên gia của Simplamo sẽ trang bị cho đội ngũ nồng cốt của bạn các kiến thức nền tảng về thực thi mục tiêu, đến từ việc định hình lại Sơ đồ trách nhiệm và xác định danh sách Mục tiêu năm, mục tiêu quý, giúp trả lời cho 2 câu hỏi đầu tiên: Chúng ta cần chinh phục mục tiêu gì và ai là người thực hiện?

Ở bước 2, Simplamo sẽ đi vào thực hành bằng cách hướng dẫn đội ngũ của bạn cách phân rã mục tiêu quý xuống cho team member, chia nhỏ mục tiêu thành các cột mốc và chỉ số để review tiến độ hàng tuần. Và tất cả, sẽ được thao tác ngay trên phần mềm bằng các mục tiêu thực tế ngay tại thời điểm này của công ty bạn.

Công thức xây dựng, phân rã và đo lường mục tiêu này đã được Simplamo đóng gói một cách cô đọng, đủ đơn giản và khoa học, đảm bảo dù bận rộn đến mấy, đội ngũ của bạn vẫn có thể tự thực hiện chúng.

Ở bước 3, Simplamo sẽ hướng dẫn đội ngũ cách duy trì nhịp độ thực hiện mục tiêu đều đặn thông qua khung cuộc họp hàng tuần, hàng quý – Nơi thực hành 9 bước đi quan trọng còn lại trong tiến trình chạm tới thành công.

Mục đích của cuộc họp này là để:

• Đảm bảo đội ngũ không bỏ quên mục tiêu – điều 90% doanh nghiệp mắc phải mỗi khi hoàn thành kế hoạch kinh doanh
• Định kỳ review tiến độ và giải quyết các vấn đề phát sinh – điều mà chúng ta thường phó mặc cho đội ngũ “tự bơi”/ hoặc quá sát sao đến không còn khe hở cho sự sáng tạo và trách nhiệm
• Biết rõ khả năng & nguồn lực của bản thân và đội ngũ để xây dựng các mục tiêu tiếp theo thông minh hơn, sát hơn và nắm chắt khả năng đạt được hơn

Tìm hiểu chi tiết hơn về khung cuộc họp này

Qua các cuộc họp hàng tuần và hàng quý này, đội ngũ ban lãnh đạo của bạn sẽ biết cách lên kế hoạch thực thi sao cho khả thi nhất và mỗi khi có vấn đề cản trở, họ biết nhận diện, giải quyết và tìm đến sự hỗ trợ của bạn khi cần thiết. Như vậy, thông qua việc thực hành này, năng lực thực thi mục tiêu của đội ngũ ban lãnh đạo được hình thành và ngày một nâng cấp.

• Simplamo sẽ tập trung vào đội ngũ ban lãnh đạo của bạn trước, sau đó mới đến tầng nhân viên, vì chỉ khi mỗi người quản lý là một người thực thi mục tiêu hiệu quả, họ sẽ là người làm gương và training tốt nhất cho từng thành viên trong team của mình.

Như vậy, với Simplamo, một sân khấu phô diễn tài năng đã được dựng lên, việc của bạn là quan sát từng tiết mục được diễn ra như thế nào, phát hiện ra những tiết mục cần được cải thiện và ai là tài năng thực sự trong tổ chức của bạn.

Nếu Simplamo là công cụ bạn đang tìm kiếm để lắp vào mảnh ghép cuối cùng trong hành trình chinh phục mục tiêu của tổ chức, hãy đăng ký nhận buổi tư vấn tại đây, Simplamo rất mong có cơ hội được trò chuyện và giải đáp các kỳ vọng của bạn.

Tìm hiểu về thêm về phần mềm Simplamo phá tan mọi rào cản thực thi trong doanh nghiệp tại đây.

Cùng với chủ đề này, ngày 31/08 vừa qua, Simplamo đã tổ chức workshop “Phân rã mục tiêu kinh doanh, bám sát kết quả hàng tuần hiệu quả”. Với các nội dung chính: 3 phương pháp phân rã mục tiêu từ MCKinsey (Toán học, Quy trình và Concept Doanh nghiệp như BSC,KPI,OKR), cách đặt mục tiêu đúng với vai trò của nhân sự và chia nhỏ ra thành chỉ số để đảm bảo mục tiêu được thực thi hàng tuần, chính xác, liên tục và bám sát tầm nhìn chiến lược doanh nghiệp.

Đây là một buổi workshop định kỳ dành cho khách hàng đang sử dụng phần mềm Simplamo, với mục đích trau dồi và nâng cao năng lực thực thi mục tiêu cho đội ngũ. Nếu bạn chưa sử dụng Simplamo, hãy xem buổi workshop để hiểu cách Simplamo hoạt động trong doanh nghiệp như thế nào và liệu nó có phù hợp với điều bạn đang tìm kiếm hay không.

Xem video record workshop tại đây.

—————————————————

Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up

Suy thoái kinh tế có thể là thời điểm khó khăn đối với bất kỳ công ty nào. Trong thời kỳ suy thoái, người tiêu dùng có xu hướng chi tiêu ít hơn, dẫn đến áp lực giảm giá, chu kỳ bán hàng kéo dài hơn và cạnh tranh khốc liệt hơn. Tất cả những diễn biến này có thể dẫn đến giảm doanh thu và lợi nhuận cũng như nguy cơ phá sản cao hơn đối với nhiều công ty. Tuy nhiên, với những chiến lược phù hợp, một công ty không những chỉ tồn tại mà còn phát triển tốt trong thời kỳ này.

Dưới đây là 10 lời khuyên có thể giúp một công ty duy trì hoạt động và trở nên mạnh mẽ hơn:

1. Tối ưu hóa hoạt động và P&L của bạn.

Một trong những điều đầu tiên mà một công ty nên làm trong thời kỳ suy thoái kinh tế là xem xét kỹ báo cáo thu nhập và xem xét tối ưu hóa hoạt động của mình. Điều này có thể bao gồm giảm một số chi phí hoặc đóng băng các ngành nghề kinh doanh không có khả năng mang lại hiệu quả trong thời kỳ nền kinh tế khó khăn hơn. Bằng cách đó, một công ty có thể duy trì lợi nhuận và có đủ tiền mặt để đầu tư vào các lĩnh vực khác và cải thiện lợi nhuận hoặc ít nhất là có một vị thế vững chắc hơn.

2. Duy trì bảng cân đối kế toán vững mạnh.

Sau khi tối ưu hóa báo cáo lãi lỗ (P&L), ban quản lý nên xem xét lại bảng cân đối kế toán để có một nền tảng tài chính vững chắc. Tức là có một khoản dự trữ tiền mặt lành mạnh và một bảng cân đối gọn gàng. Dự trữ tiền mặt là điều cơ bản vì yêu cầu về vốn lưu động có thể sẽ tăng lên do các khoản phải thu tăng lên và doanh thu có khả năng giảm. Một bảng cân đối mạnh nói chung có thể làm cho công ty ổn định hơn. Nó cũng sẽ cho phép một công ty được vay tiền, điều này có thể hữu ích cho việc đầu tư vào các cơ hội tăng trưởng trong thời kỳ suy thoái kinh tế.

3. Đầu tư vào tiếp thị và bán hàng.

Mặc dù việc chi tiền cho hoạt động tiếp thị và bán hàng trong thời kỳ suy thoái là khá phi logic, nhưng đó thực sự có thể là một bước đi thông minh. Bằng cách tiếp tục đầu tư vào những lĩnh vực này, một công ty có thể duy trì khả năng hiển thị và giữ cho thương hiệu của mình luôn ở trong tâm trí khách hàng. Điều này có thể giúp một công ty duy trì hoặc thậm chí tăng thị phần của mình trong thời kỳ suy thoái kinh tế, vì một số đối thủ cạnh tranh có thể sẽ không làm được điều đó.

4. Áp dụng mô hình kinh doanh lấy khách hàng làm trung tâm.

Đây là lý do tại sao tiền đề “khách hàng luôn đúng” đã trường tồn với thời gian. Đưa ra quyết định bạn tin là tốt nhất mà không xem xét những quyết định đó ảnh hưởng đến khách hàng của bạn như thế nào là một công thức dẫn đến thảm họa. Việc thu hút khách hàng mới tốn kém hơn nhiều so với việc giữ chân họ. Dịch vụ chất lượng tốt sẽ chống lại suy thoái kinh tế và chi phí để thực hiện điều đó sẽ mang lại lợi nhuận khi nền kinh tế mạnh trở lại.

5. Có kế hoạch đối phó với sự thay đổi.

Sự tiến hóa hoặc các cuộc cách mạng sẽ luôn xảy ra và không có gì là cố định mãi mãi. Vậy nên, có một kế hoạch chắc chắn để đối phó với sự thay đổi của môi trường kinh doanh sẽ đảm bảo bạn không đưa ra những quyết định vội vàng. Hãy lắng nghe nhu cầu thực tế của khách hàng, các phản hồi từ thị trường, điều chỉnh kế hoạch và thực hiện các hành động tích cực để vượt lên trên đối thủ cạnh tranh.

6. Theo dõi sự cạnh tranh.

Trong thời kỳ suy thoái kinh tế, các công ty nên theo dõi chặt chẽ sự cạnh tranh. Điều này có nghĩa là theo dõi giá cả, chiến lược tiếp thị và các hoạt động khác của đối thủ để hiểu cách họ đối phó với suy thoái. Sau đó, các công ty có thể sử dụng thông tin này để phát triển các chiến lược của riêng mình nhằm duy trì tính cạnh tranh, vì thị trường có thể sẽ trở nên khá năng động sau đó.

7. Trong mọi khó khăn đều ẩn chứa cơ hội.

Một nền kinh tế khó khăn đang làm cho việc bán hàng trở nên khó khăn, điều đó không có nghĩa là mọi hy vọng sẽ bị mất. Hãy tìm ra cách tốt nhất để làm cho sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn trở thành nhu cầu thay vì mong muốn. Xác định sự dư thừa và loại bỏ sự cồng kềnh, sau đó tìm hiểu xem các đối thủ cạnh tranh đang định vị bản thân như thế nào.

Trong thời gian ngắn có thể khó khăn, nhưng nhìn vào những điểm sáng và xác định các lĩnh vực thành công sẽ mang lại cơ hội phát triển mà có thể đã bị bỏ qua.

8. Dream, diversify and never miss an angle – Walt Disney.

(Tạm dịch: Ước mơ, đa dạng hóa và không bỏ sót cơ hội)

Câu châm ngôn kinh doanh này rất lý tưởng để giúp các công ty vượt qua các điều kiện kinh tế khó khăn. Có một tầm nhìn về nơi bạn nhìn thấy doanh nghiệp của mình vượt qua thời kỳ suy thoái và bảo rằng bạn có đơn vị lưu kho (SKU) hoặc dòng sản phẩm cho nhiều ngành hoặc thị trường khác nhau.

Hãy tìm kiếm những cơ hội xuất hiện, đơn giản chỉ vì thế giới đã bị đảo lộn. Thật dễ dàng để đứng yên khi mọi thứ đang diễn ra tốt đẹp, nhưng sức mạnh và sự nhanh nhẹn có được trong thời gian thử thách sẽ đảm bảo công ty của bạn có vị thế tốt hơn trong dài hạn.

9. Thế mạnh của dự án.

Bản chất của kinh doanh là đi theo chu kỳ. Khi hiểu rõ nó, chúng ta sẽ biết rằng khó khăn rồi sẽ qua và tương lai sáng lạng sẽ tới, do đó các nhà lãnh đạo đừng tạo thêm hoảng loạn và sợ hãi trong tổ chức, vì điều này dễ gây nên ảnh hưởng xấu và dẫn đến một lời tiên tri về sự diệt vong sẽ ứng nghiệm.

Hãy hành động với cùng một thái độ tích cực trong cả thời điểm thuận lợi và khó khăn. Truyền thông lại các kỳ vọng và mục tiêu, cập nhật thông tin cho nhân viên để những lời đàm tiếu và lo lắng không làm hỏng các nỗ lực. Sự tự tin có tính lan truyền và sẽ khuyến khích tinh thần đồng đội để vượt qua những giai đoạn khó khăn đồng thời trở nên xuất sắc khi mọi thứ đang đi lên trở lại.

10. Có kế hoạch thoát khỏi suy thoái.

Cuối cùng, điều quan trọng là các công ty phải có một kế hoạch rõ ràng để thoát khỏi suy thoái kinh tế. Điều này có nghĩa là phải có sẵn một chiến lược để quay trở lại tăng trưởng và sinh lời sau khi thời kỳ suy thoái kết thúc. Ví dụ, một công ty có thể cần đầu tư thêm thiết bị hoặc thuê thêm nhân viên để đáp ứng nhu cầu gia tăng. Ngoài ra, một công ty có thể cần phải điều chỉnh chiến lược định giá hoặc tiếp thị của mình để phù hợp với môi trường kinh tế sau suy thoái.

—

Hầu hết những lời khuyên đưa ra ở trên chỉ đơn giản là đưa mọi người trở về với những điều cơ bản mà nhiều công ty thường đi chệch hướng theo thời gian khi không phải đối mặt với những khó khăn kinh tế. Bằng cách bám sát kế hoạch, chấp nhận thay đổi, đầu tư vào nhân viên và lắng nghe khách hàng, các công ty có thể đảm bảo rằng họ sẽ không những tồn tại trong bất kỳ điều kiện kinh tế nào mà còn phát triển hơn nữa.

Tác giả: Boyan Ivanov – Cofounder & CEO StorPool từ 2011 và là Thành viên Hội đồng Forbes. Bài viết được đăng trên trang Forbes.com vào tháng 02/2023.

Tác giả Boyan Ivanov đã liệt kê ra 10 chiến lược quan trọng để giúp doanh nghiệp vượt qua thời kỳ suy thoái, tuy thế để áp dụng các chiến lược này vào thực tế doanh nghiệp, một buổi nói chuyện chung chung không hồi kết chắc chắn sẽ không mang đến kết quả gì. Chỉ khi biến chúng thành các hành động cụ thể và hoàn thành nó mỗi ngày thì chiến lược mới thật sự phát huy tác dụng.

Đọc thêm bài viết “10 thay đổi quan trọng nhất mà lãnh đạo doanh nghiệp ngày nay phải đối mặt” tại đây.

Simplamo – Công cụ biến chiến lược kinh doanh thành hành động, tập trung năng lượng đội ngũ vượt qua khó khăn

“Lửa thử vàng, gian nan thử sức” – nếu khó khăn là không thể tránh khỏi, người thức thời ắt hẳn sẽ dùng cơ hội này để làm 3 điều quan trọng:

• Đánh giá lại hiện trạng của tổ chức: xem xét đâu là thế mạnh thực sự, những sản phẩm/dịch vụ hay thị trường không còn tiềm năng phải bỏ lại phía sau để con thuyền có sức vượt qua giông bão.
• Xác định 3-5 mục tiêu mang tính sống còn để tập trung thực hiện ngay và trong ngắn hạn từ 1 đến 3 tháng tới. Thời điểm này chúng ta sẽ khó bàn tới tầm nhìn dài hạn vì bất kể sự thay đổi nào sau suy thoái cũng là không thể lường trước được, mặt khác, có quá nhiều mục tiêu rời rạc hoặc mang tính “làm màu” chỉ làm bạn tiêu hao nguồn lực nhanh hơn.
• Lựa chọn những con người phù hợp: khó khăn sẽ cho ta nhìn rõ những chiến binh có sức bền và đủ bản lĩnh để tiếp tục đồng hành. Đây là những người xứng đáng được trân trọng và đặt tiền đề cho một thế hệ sau được lựa chọn kỹ càng hơn.

Nếu đây là 3 điều bạn tâm đắc, phần còn lại của bài viết chính là giải pháp dành cho bạn. Giải pháp đến từ Simplamo và đang được hơn 200.000 doanh nghiệp trên toàn thế giới áp dụng để làm điều quan trọng:

1. Quay trở về với đội ngũ và đặt ra các mục tiêu cụ thể:

Đội ngũ vẫn là tài nguyên quý giá nhất mà mỗi doanh nghiệp có được, hãy tận dụng sức mạnh từ họ và sự đồng lòng chính là phát súng mở đầu cho việc khai phá sức mạnh nội tại. Các nhà lãnh đạo đừng bỏ quên điều này mà âm thầm tự đưa ra mọi quyết định không rõ lý do. Hãy nhớ rằng: “Muốn đi nhanh hãy đi một mình, muốn đi xa hãy đi cùng nhau”.

Và để có được sự đồng lòng, hãy tập trung đội ngũ ban lãnh đạo trong một cuộc họp lớn. Tại đây chủ doanh nghiệp và những nhân sự cốt lõi cùng nhau nhìn lại hiện trạng của tổ chức và thảo luận các kế hoạch ngắn hạn trong 1-3 tháng tới. Đầu ra buổi họp này là đội ngũ ban lãnh đạo có chung một cách hiểu về thực trạng của doanh nghiệp, đồng ý với 3-5 mục tiêu quan trọng và xử lý hiệu quả các vấn đề “nặng ký”.

Công cụ Simplamo hỗ trợ: Khung cuộc họp quý trên phần mềm Simplamo với 7 phần quan trọng diễn ra trong 01 ngày làm việc. Tìm hiểu khung cuộc họp này.

Ban lãnh đạo doanh nghiệp tổ chức cuộc họp quý trên Simplamo

2. Làm rõ mục tiêu của bạn và cho đội ngũ biết điều bạn kỳ vọng

Các mục tiêu sẽ không thể tự hoàn thành nếu chỉ có một cái tên và một cái deadline, bạn cần chia nhỏ mục tiêu này thành các bước cụ thể để người thực hiện biết bắt đầu từ đâu và kết quả đầu ra bạn mong muốn là gì. Thời gian đầu việc chia nhỏ mục tiêu này sẽ được thực hiện bởi các leader/trưởng bộ phận, sau đó, nhân viên sẽ tự thực hiện dựa trên kinh nghiệm và các mẫu được thiết lập trước đó.

Lấy ví dụ từ 10 chiến lược của Boyan Ivanov, nếu đội ngũ bạn quyết định chọn chiến lược số 4 – Áp dụng mô hình kinh doanh lấy khách hàng làm trung tâm để vượt qua khó khăn. Vậy các mục tiêu cụ thể cho chiến lược này là gì, đầu ra trông như thế nào và chúng bao gồm các bước hành động là gì? Đây là lúc bạn biến chiến lược thành những hành động cụ thể.

Công cụ xây dựng mục tiêu từ chiến lược của Simplamo:

Mô tả mục tiêu và kỳ vọng cụ thể để đội ngũ có cùng chung cách hiểu

Chia nhỏ mục tiêu thành các cột mốc công việc cụ thể để đội ngũ biết bắt đầu từ đâu

Các mục tiêu càng SMART càng đảm bảo khả năng hoàn thành, lưu ý nhỏ trong giai đoạn này là hãy tập trung vào các mục tiêu có thể đạt được thay vì các mục tiêu tham vọng. Vì các mục tiêu tham vọng đặt ra trong thời kỳ khó khăn sẽ tạo cảm giác không thực tế và khiến nhân viên dễ từ bỏ.

3. Xác định các chỉ số đo lường sức khỏe hàng tuần

Chúng là các chỉ số đảm bảo đội ngũ của bạn đang hoạt động nhịp nhàng, đều đặn, có sự tập trung và đi đúng hướng. Các chỉ số này có thể là doanh thu bán hàng hàng tuần, số đơn hàng được giao hàng tuần hoặc số lỗi phát sinh trong tuần. Giống như một chiếc máy bay đang bay trên bầu trời, cơ trưởng có một bảng các chỉ số quan trọng về nhiên liệu, hướng gió, tốc độ bay,… để đảm bảo máy bay đi đúng hướng và đúng lộ trình. Bất kỳ một chỉ số nào bị “lệch nhịp” cũng là điềm báo để cơ trưởng có phương án xử lý ngay trước khi quá muộn.

Là chủ doanh nghiệp, bạn muốn quan sát những chỉ số nào để nắm chắc mọi hoạt động trong tay và có cơ sở để đưa ra quyết định trong ngắn hạn đúng đắn nhất?

Bảng chỉ số sức khỏe hàng tuần (scorecard) từ Simplamo:

Quá nhiều các chỉ số sẽ là một sai lầm tai hại, vì khi đó, cả bạn và đội ngũ đều không biết tập trung vào đâu. Khi bị giới hạn bởi nguồn lực và thời gian, hãy cho đội ngũ của bạn biết đây là 5-7 chỉ số quan trọng nhất mà bạn muốn theo dõi hàng tuần, và chúng ta sẽ cùng nỗ lực hết mình để đạt được nó.

4. Bí quyết để mọi hành động thực sự diễn ra là gặp gỡ nhau định kỳ

Bạn có chắc các mục tiêu/chỉ số đưa ra được thực hiện đều đặn và kỷ luật bởi đội ngũ, bạn đã quá quen với tình trạng “nước tới chân mới nhảy”, bạn không muốn tình trạng này xảy ra nhưng cũng không thể suốt ngày đi theo chân đội ngũ hỏi công việc đang tới đâu. Vì bản thân bạn – một chủ doanh nghiệp, chắc chắn còn bận rộn hơn đội ngũ rất nhiều lần.

Vậy, hãy gặp gỡ nhau định kỳ hàng tuần để review mục tiêu và chỉ số. Chỉ bằng một việc đơn giản nhưng giúp bạn giải quyết hàng tá rắc rối sau đó:

• Đảm bảo đội ngũ luôn ưu tiên mục tiêu/chỉ số và tập trung hoàn thành liên tục
• Họ sẽ kỷ luật và trách nhiệm hơn trong công việc vì không chỉ bạn “review” mà các đồng nghiệp khác của họ sẽ cùng “review”
• Nhận diện ngay các vấn đề phát sinh trong tuần và xử lý kịp thời, cả khách quan từ bên ngoài và chủ quan từ đội ngũ
• Kịp thời điều chỉnh kế hoạch trước khi quá muộn: không có gì chắc chắn kế hoạch của bạn sẽ luôn luôn đúng trong mọi thời điểm, vậy nên gặp gỡ nhau để đánh giá và phân tích sẽ giúp bạn đỡ phải đi quá “xa”
• Lắng nghe mọi phản hồi của nhân viên và khách hàng, có rất nhiều luồng thông tin xuất hiện trong và ngoài doanh nghiệp nhưng chúng sẽ không thể nào đến tai của bạn hết được, và cuộc họp chính là lúc bạn gom mọi người lại để nghe đầy đủ các phản hồi trong tuần
• Nhận diện những người không phù hợp và lệch nhịp với tổ chức, bằng một cách nhanh chóng (chỉ sau vài lần tổ chức họp tuần) bạn sẽ phát hiện ra những thành viên “bất tuân thủ”, hay bàn ra và không cùng hướng đi với phần còn lại

Và đây chính là khung cuộc họp tuần định kỳ trên Simplamo, đảm bảo mọi hành động đang diễn ra và loại bỏ tất cả các chướng ngại trên đường đi của bạn:

Hãy đều đặn tổ chức cuộc họp tuần với ban lãnh đạo của bạn (các trưởng bộ phận), sau đó từng trưởng bộ phận lại tổ chức cuộc họp tuần với team của họ. Việc này đảm bảo luồng thông tin được truyền tải xuyên suốt và hai chiều trong tổ chức. Một tổ chức làm việc nhịp nhàng và năng suất sẽ hình thành sau 3-4 tuần tổ chức cuộc họp này. Đây là bí quyết mà đối thủ cạnh tranh chắc chắn sẽ không nói cho bạn biết.

5. Có thể bạn cần vào lúc này: tinh gọn sơ đồ tổ chức và sắp xếp lại nhân viên

Đây có lẽ là phần khiến cho bạn đau đầu nhất và không muốn thực hiện, nhưng “hiện thực” lại không để cho bạn từ chối nó. “Trong mọi khó khăn đều ẩn chứa cơ hội” – Các quyết định bạn đưa ra thời điểm này có thể khó khăn nhưng nó chính là bước ngoặt để mở ra những điều tuyệt vời hơn. Hãy tin vào hành động của mình như chính đội ngũ tin vào sự dẫn dắt của bạn. Một buổi nói chuyện tinh tế và đầy tình cảm có thể giúp bạn vượt qua 36 giờ đau khổ khi chia tay những nhân sự từng gắn bó. Còn bây giờ hãy bắt tay từ những bước chân đầu tiên.

Sau khi bạn đã loại bỏ những thứ thừa thải trong tổ chức và xác định các mục tiêu quan trọng cần thực hiện, việc còn lại là bạn cần xác định những nhân sự nào thực hiện điều này sao cho tối ưu chi phí và hiệu quả nhất. Tất nhiên, sẽ rất tuyệt vời nếu nguồn lực của bạn tốt để cầm cự trong một thời gian dài, nếu không, chính lúc này bạn phải đưa ra các quyết định khó khăn.

Tiếp theo, với những nhân sự còn lại, hãy đặt họ lên một sơ đồ tổ chức mới đã được tinh gọn và phù hợp nhất với sự phát triển “ngay tại thời điểm hiện tại” của bạn. Đặt vào đó, mỗi vị trí tối đa 5 vai trò quan trọng nhất, với 5 vai trò này mỗi nhân sự sẽ biết họ cần tập trung vào điều gì. Và khi tất cả mọi người đều thấy 5 vai trò của nhau, họ sẽ trách nhiệm hơn và phát huy năng lực tốt hơn – cộng thêm một điểm sức mạnh cho tổ chức của bạn trong thời gian này.

Và ở Simplamo, chúng được gọi là Sơ đồ trách nhiệm:

Cuộc họp như nói ở trên là một trong những cách để bạn nhận ra cộng sự đồng hành tuyệt vời và mời những người không phù hợp lên chuyến xe khác. Các công cụ của Simplamo luôn kết nối với nhau và phục vụ cho nhau, không có công cụ nào được tạo nên một cách thừa thãi cả – và đó chính là cách mà một doanh nghiệp tối ưu hiệu suất hoạt động.

Trên đây là 5 bước đầu tiên để bạn vận dụng tốt các chiến lược, bám sát kế hoạch, tập trung vào con người và lắng nghe khách hàng hiệu quả nhất. Simplamo vẫn còn những công cụ diệu kỳ khác mà khi khám phá ra bạn sẽ thấy chúng tăng cường nội lực của bạn một cách logic và bài bản đến không ngờ. Vậy hãy đăng ký trải nghiệm tính năng Simplamo ngay tại đây để khoác bộ giáp mạnh mẽ lên tổ chức và bước từng bước chân vững chắc vượt qua cơn giông này.

Bạn sẽ không ngờ tới những gì chờ đón bạn sau cơn cuồng phong, có thể là siêu lợi nhuận hoặc là doanh nghiệp dẫn đầu ngành. Còn bây giờ, hãy “sinh tồn”! Chúc bạn thành công^^

—————————————————

Simplamo – Phần mềm quản trị mục tiêu khoa học hiện đại, kết hợp độc đáo giữa KPI, OKR. Biến mọi thứ phức tạp trong điều hành trở nên đơn giản và gần gũi đến từng nhân viên. Giải phóng áp lực cho nhà lãnh đạo, tập trung vào điều quan trọng, tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.

Hãy bắt đầu trải nghiệm Simplamo và cảm nhận sự thay đổi chỉ sau 4 tuần!

Đăng ký nhận buổi demo Simplamo tại: https://app.simplamo.com/sign-up